Durée du CDD : de mi-avril à fin juin 2025

CONTEXTE

Dans le cadre de la prochaine édition du Festival et du Marché international du film d’animation qui aura lieu du 8 au 14 juin 2025, et sous la responsabilité du service Accueil des Publics et des coordinatrices Hébergements et Transports, CITIA recherche un Assistant en charge des hébergements des invités et en renfort pour leurs transports.

Le service Accueil des Publics a en charge les aspects accréditations, billetterie, transport, hébergement ainsi que l’accueil des publics (professionnels, étudiants, journalistes, grand public, etc.).  

MISSIONS

En amont et pendant le Festival :

• Hébergements invités 

  • Saisir et gérer les informations des invités dans la base de données interne 

  • Envoyer des formulaires d’invitations 

  • Être en soutien à la gestion de l’hébergement des invités, en collaboration avec la Coordinatrice d’hébergement 

    • Répartir et attribuer les chambres dans les hôtels pour les 500 invités

    • Suivre le remplissage des chambres dans le respect du budget préalablement défini et des contingents retenus dans les hôtels partenaires

  • Aider au logement divers (participants payants, équipe, particuliers) 

    • Aider à la recherche de logements pour les groupes, les partenaires importants ou l'équipe

    • Suivre le tableau des logements proposés par des particuliers et mettre en relations

•  Transports invités 

  • Saisir et gérer les informations des invités dans la base de données interne 

  • Envoyer des formulaires d’invitations 

  • Faire le lien avec le prestataire de transports (arrivées à l’aéroport de Genève, mise en place et composition des navettes …) 

  • Anticiper et préparer les déplacements « intramuros » des invités pendant la semaine du festival 

  • Suivre, avec le prestataire transport, le bon déroulement des transferts liés aux arrivées et aux départs des invités (principalement depuis et vers l’aéroport de Genève mais aussi la gare d’Annecy)

  • Gérer les déplacements intramuros des invités : être en lien avec les services invitants (Direction, Communication, Presse, Mifa …), les invités, les chauffeurs et le prestataire de transport

  • Réserver les navettes, communiquer avec les invités, veiller au bon déroulement des transferts 

  • Être le point de contact principal pour le prestataire pour les navettes intramuros

  • Être responsable du Desk « Transferts » à l’accueil du Festival (gestion de 4 bénévoles, réponses aux demandes, achats et modifications de transferts) et du Desk à l’aéroport de Genève

 Toute autre mission en lien avec l’accueil des invités (transports ou hébergement) pourra vous être demandée. 

Après l’événement :

• Être en soutien à la vérification des factures des établissements hôteliers 

• Rédiger un bilan des missions effectuées (rapport, chiffres, statistiques, suggestions pour l’année N+1, etc.)

PROFIL RECHERCHÉ

• Expérience en tourisme/évènementiel appréciée 

• Maitrise de l'anglais (écrit, parlé) - participants en provenance de plus de 100 pays 

• Maîtrise de Microsoft 365

• Expérience en gestion de base de données (FMP) est un plus 

• Sens de l’organisation et de la logistique, dynamique, réactif et esprit d'équipe

• Qualités relationnelles : sens du service, de l’accueil et diplomatie 

• Capacité à travailler en autonomie et sens de l’initiative 

À la recherche de tous les talents, CITIA s’engage en faveur de la diversité. Toutes nos offres d’emploi sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• Rémunération à 2080€ brut mensuel

• Horaires aménagés sur la base de 35h/semaine (grande disponibilité nécessaire pour le Festival et le Mifa)

• Candidature avant le 02/03/2025

• Entretien en mars 2025

Les données à caractère personnel recueillies font l'objet de traitements dont le responsable est CITIA, conformément à la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel.  Ces données sont collectées dans l’intérêt légitime de CITIA  dans le cadre de la prise en compte et gestion de votre candidature par l’équipe en charge du recrutement.  À défaut, votre candidature ne pourra pas être traitée. Vos données seront traitées de façon confidentielle et conservées pendant le processus de recrutement puis archivées pendant une durée de deux ans.  Seules les personnes habilitées de la Direction des Ressources Humaines pourront accéder à vos données à des fins strictement internes. Dans le cadre du traitement de votre candidature, ces données pourront éventuellement être transmises à des partenaires et/ou prestataires externes auxquels le responsable de traitement fait appel.  

Vous disposez notamment d’un droit d’accès, de rectification, d'effacement, d’opposition et de limitation du traitement. Vous pouvez également faire une demande de portabilité des données que vous avez fournies. Vous pouvez également, formuler auprès de CITIA, les instructions relatives au sort de vos données après votre mort. 

Ces droits peuvent s’exercer en précisant votre nom, prénom, adresse postale et en joignant une copie recto-verso de votre pièce d’identité, par email à l’adresse suivante : dpo@citia.org 

En cas de difficulté en lien avec la gestion de ses données à caractère personnel, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés CNIL.